Informationsschreiben über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung des Personalverwaltungswerkzeugs von Talentfinder für Sodexo Luxemburg

  1. Objekt

Zweck dieser Informationsschrift (nachfolgend "Information") ist es, Sie, als Nutzer, der von der Profile Group betriebenen Saas-Talenfinder-Lösung, über die Bedingungen der Verarbeitung personenbezogener Daten der Unternehmen der SODEXO LUXEMBOURG-Gruppe (d.h. Sodexo Luxembourg S.A., Sodexo Résidences Services A.s.b.l. Solucare S.A. und Sodexo Senior Service S.A., nachfolgend "SODEXO" genannt), zu informieren ,im Rahmen Ihrer Verbindung über Talentfinder, einer Online-Personalbeschaffungsmanagement-Software ,zur Analyse von Bewerbungen, zur Planung von Vorstellungsgesprächen und zur Kommunikation mit Bewerbern (nachfolgend "Verarbeitung" ).

  1. Anwendungsbereich

SODEXO respektiert Ihre Privatsphäre.

  1. Kategorien der Verarbeitung personenbezogener Daten für die Nutzung der Netzwerksoftware Talentfinder

SODEXO erfasst die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten (nachfolgend "personenbezogene Daten" ):

  • Informationen über Ihren Familienstand und Ihre Identität, insbesondere Name, Vorname, Bild, Adresse, persönliche Telefonnummer, Aufenthaltserlaubnis, Arbeitserlaubnis (für ausländische Arbeitnehmer), Geburtsdatum, Geschlecht usw.
  • Informationen zu Ihren Diplomen oder Zertifikaten: Lebenslauf, Informationen zu Ihrer Schulausbildung, Berufserfahrung, Auszeichnungen, Diplome, Zertifikate, Bescheinigungen, verwendete Sprachen usw.
  • Informationen zu Ihrer Familiensituation: Familienstand und Zivilstatus, usw.
  • Informationen, die sich auf Ihr Berufsleben beziehen, insbesondere Ihre geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail, Positionen bei Ihren früheren Arbeitgebern usw.
  • Informationen über das Einstellungsverfahren: Gehaltsvorstellung, Datum der ärztlichen Untersuchungen, Eignung für den Berufsposten, Nummer, Datum und Ort des Erwerbs des Führerscheins usw.
  • Informationen zu Ihren Login-Daten und zur Sicherheit: IP-Adresse; Login-Daten, Cookies, Benutzername, Passwort etc.
  1. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

SODEXO verarbeitet personenbezogene Daten für die nachstehend aufgeführten Zwecke, ohne dass diese Liste vollständig ist (nachfolgend "Zwecke"):

  • Rekrutierung von Personal:
    • Verwaltung von Spontanbewerbungen,
    • Verwaltung der Bewerbungsunterlagen nach der Veröffentlichung einer offenen Stelle oder der Erschaffung einer neuen Stelle.
  • Interne Mobilität :
    • Verwaltung von internen Mobilitätsanfragen für Sodexo-Mitarbeiter.
  1. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der oben genannten Verarbeitungszwecke verarbeitet SODEXO Ihre personenbezogenen Daten nach den folgenden Rechtsgrundlagen:

- das berechtigte Interesse an der Einstellung und Mobilität von Personal;

- die Ausführung des Dienstleistungsvertrages mit unseren Kunden;

- um die gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen von SODEXO zu erfüllen.

  1. Kategorien von Empfängern

Innerhalb von SODEXO wird der Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten nur Personen gewährt, die aufgrund ihrer Funktion im Zusammenhang mit den oben genannten Verarbeitungszwecken und/oder soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist, davon Kenntnis haben dürfen.

  1. Internationale Übermittlung personenbezogener Daten

Aufgrund des internationalen Charakters der SODEXO-Gruppe können Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke an zugelassene interne oder externe Empfänger weitergegeben werden, die sich in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums befinden können, die kein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten. Um die Sicherheit und Vertraulichkeit der so übermittelten personenbezogenen Daten zu gewährleisten, ergreift SODEXO geeignete Maßnahmen auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder eines anderen gleichwertigen Mechanismus.

In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten in Luxemburg von bestimmten SODEXO-Mitarbeitern verarbeitet, aber auch in Belgien von bestimmten Mitarbeitern unseres Subunternehmer-Lieferanten der Software, gegebenenfalls der Firma PROFILE GROUP. Ihre personenbezogenen Daten werden in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, welches von unserem Subunternehmer PROFILE GROUP verwaltet wird.

  1. Datensicherheit

Wir gewährleisten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten vor Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Weitergabe oder Zugriff, versehentlich oder unrechtmäßig, zu schützen.

 

 

  1. Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur für den Zeitraum gespeichert oder archiviert, der zur Erfüllung der in dieser Mitteilung beschriebenen Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist, und/oder gegebenenfalls für die Dauer der geltenden gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen, und zwar für einen Zeitraum von höchstens 6 Monaten ab der Erstellung des Talentfinder-Kontos oder Ihrer Zustimmung zur Verlängerung der Speicherung der registrierten personenbezogenen Daten.

  1. Ihre Rechte

In Übereinstimmung mit den Bedingungen, die durch das geltende Recht oder die geltende Verordnung vorgesehen sind, haben Sie Ihr Recht auf Zugang, Widerspruch, Löschung, Einschränkung, Portabilität und Beschwerde.

Zugangsrecht

Sie können den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten beantragen. Sie können auch die Berichtigung ungenauer personenbezogener Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten verlangen.

Sie haben auch das Recht, die Quellen der betreffenden personenbezogenen Daten zu erfahren, und Sie sind berechtigt, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten anzufordern und zu erhalten.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus legitimen Gründen zu widersprechen, es sei denn, die Verarbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit den zwingenden Bestimmungen des geltenden Rechts.

Recht auf Löschung

Ihr Recht auf Vergessen erlaubt es Ihnen, die Löschung
personenbezogener Daten zu beantragen,
wenn:

  • die Daten, für die Zwecke, für die sie erfasst und verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind;
  • Sie sich entscheiden Ihre Einwilligung zu widerrufen (in Fällen, in denen Ihre Einwilligung als Rechtsgrundlage für den Verarbeitungsvorgang erhoben wurde), dieser Widerruf beeinträchtigt nicht die Rechtmäßigkeit des Verarbeitungsvorgangs vor seiner Durchführung;;
  • Sie gegen die Datenverarbeitung Einspruch einlegen;
  • Ihre Daten rechtwidrig verarbeitet wurden;
  • Ihre Daten gelöscht werden müssen, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen; oder
  • ihre Löschung erforderlich ist, um die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften zu gewährleisten.

Recht auf Einschränkung

Sie können auch verlangen, dass sich die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beschränken, wenn

  • Sie die Richtigkeit dieser Daten bestreiten;
  • Sodexo diese Daten nicht mehr für die Verarbeitung benötigt; und

Sie Einspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben, aber die berechtigten Gründe von SODEXO überwiegen die Ihren.

Recht auf Übertragbarkeit

Sie können uns auffordern, Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung zu stellen, oder Sie können verlangen, dass sie direkt zu einer anderen Datenverantwortlichen "übertragen" werden, vorausgesetzt, das:

  • die Verarbeitung auf Ihrer Zustimmung oder auf der Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen beruht; und
  • diese zwecks elektronischer Mitteln durchgeführt wird.  

Recht auf Einreichung einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie eine Beschwerde gegen uns bezüglich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie das Antrags-/Beschwerdeformular ausfüllen und versenden oder Ihre Beschwerde per E-Mail oder Post in Übereinstimmung mit unserer Global Complaint/Claim Management Policy einreichen. Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, können Sie andere Abhilfemaßnahmen ergreifen, indem Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde, die Nationale Datenschutzkommission (CNPD), wenden, und zwar über den folgenden Link: www.cnpd.lu

Wir bitten Sie jedoch, uns Ihre Anfrage oder Beschwerde vorab per E-Mail oder Post zu senden, indem Sie Ihre Anfrage oder Beschwerde per E-Mail oder Post an Ihren lokalen Ansprechpartner senden: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com, indem Sie das Formular (unserer globalen Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten, die auf dem folgenden Link veröffentlicht ist) ausfüllen und abschicken: Global-policy-relative-protection-data-protection-personal-character-personal.pdf,) damit wir Ihre Anfrage bearbeiten und eine einvernehmliche Lösung finden können.

damit wir Ihre Anfrage bearbeiten und eine einvernehmliche Lösung finden können.

Um diese Rechte auszuüben oder für Fragen und/oder Aktualisierungen Ihrer personenbezogenen Daten, können Sie sich an Ihren lokalen Ansprechpartner wenden und/oder eine E-Mail an folgende Adresse senden: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com

  1. Änderungen der Bekanntmachung

Wenn wir uns entscheiden, diese Information zu ändern, werden wir eine überarbeitete Version der Information veröffentlichen und/oder alle anderen notwendigen Maßnahmen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften ergreifen.

  1. Globales Datenschutzbüro

SODEXO hat ein eigens dafür zuständiges Team auf Gruppenebene aufgestellt , das „Global Data Protection Office“, an das Sie sich bei Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten unter folgender Adresse wenden können: dpo.group@sodexo.com

Vor Ort können Sie sich auch an Ihren lokalen Ansprechpartner unter folgender Adresse wenden: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com

Sie können schließlich die Globale Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten abrufen. Globale Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten und unsere Richtlinie bezüglich Cookies: Richtlinien für die Verwaltung von Cookies.pdf