Notice d’information relative aux traitements de données personnelles effectués dans le cadre de l’utilisation de l’outil de gestion du recrutement de Talentfinder pour Sodexo Luxembourg

1.Objet

La présente notice d’information (ci-après « Notice ») a pour objet de vous informer en tant que qu’utilisateur de la solution Saas Talenfinder exploitée par Profile Group, des conditions de Traitement de vos Données à caractère personnel par les sociétés du groupe SODEXO LUXEMBOURG (à savoir les sociétés Sodexo Luxembourg S.A., Sodexo Résidences Services A.s.b.l. Solucare S.A. et Sodexo Senior Service S.A. ci-après « SODEXO »), , dans le cadre de votre mise en relation via Talenfinder, logiciel de gestion des recrutements en ligne permettant d’analyser les candidatures, de planifier des entretiens et de communiquer avec les candidats (ci-après désigné le « Traitement »).

2.Champ d’application

SODEXO est respectueuse de votre vie privée.

3.Catégories de Traitement des Données à caractère personnel pour l’utilisation du logiciel de mise en relation Talentfinder

SODEXO sera amené à collecter les catégories de Données à caractère personnel suivantes (ci-après désignées les « Données à caractère personnel »):

• Informations relatives à votre état-civil et à votre identité, y compris notamment votre nom, prénom, image, adresse personnelle, numéro de téléphone personnel, titre de séjour, autorisation de travail (pour les salariés étrangers), date de naissance, sexe, etc. 

• Informations relatives à vos diplômes ou certificats : CV, informations relatives à votre scolarité, votre expérience professionnelle, distinctions, diplômes, certificats, attestations, langues pratiquées, etc. 

• Informations relatives à votre situation familiale : statut familial et marital,

• Informations relatives à votre vie professionnelle, y compris notamment vos numéro de téléphone professionnel, email professionnel, postes chez vos précédents employeurs etc.

• Informations relatives au processus de recrutement: attentes salariales, date des visites médicales d’embauche, aptitude au poste de travail, numéro date et lieu d'obtention du permis de conduire etc.

• Informations relatives à vos données de connexion et à la sécurité : adresse IP ; données de connexion, cookies, nom d’utilisateur, mot de passe etc.

4.Finalités de Traitement des Données à caractère personnel

SODEXO traitera les Données à caractère personnel pour les finalités listées ci-dessous  sans que cette liste ne soit exhaustive (ci-après désignées les « Finalités ») :

• Recrutement de personnel :
• gestion des dossiers de candidatures spontanées,
• gestion des dossiers de candidatures suite à une publication de poste vacant ou de création de poste.
• Mobilité interne :
• gestion des demandes de mobilité interne du personnel de Sodexo.

5.Base juridique du Traitement des Données à caractère personnel

 Dans le cadre des Finalités de Traitement énumérées ci-dessus, SODEXO traite vos Données à caractère personnel en conformité avec les bases juridiques suivantes :

- l’intérêt légitime du recrutement & de la mobilité du personnel ;

- l’exécution du contrat de prestation avec nos clients ;

- pour répondre aux obligations légales et réglementaires de SODEXO. 

6.Catégories de Destinataires

Au sein de SODEXO, l’accès à vos Données à caractère personnel est fourni aux seules personnes qui sont autorisées à en avoir connaissance de par leur fonction dans le cadre des Finalités de Traitement énumérées ci-dessus et/ou dans la mesure où un tel accès est requis par un fondement légal ou réglementaire. 

7.Transferts internationaux de Données à caractère personnel

Compte tenu du caractère international du groupe SODEXO, vos Données à caractère personnel peuvent être transférées pour les Finalités de Traitement énoncées ci-dessus à des destinataires autorisés, internes ou externes pouvant être situés dans des pays en dehors de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen n’offrant pas un niveau adéquat de protection des Données à caractère personnel. Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel ainsi transférées, SODEXO met en œuvre les mesures appropriées basées sur les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne ou tout autre mécanisme équivalent.

En l’occurrence, vos Données personnelles sont traitées au Luxembourg par certains membres du personnel de SODEXO, mais aussi en Belgique par certains membres du personnel de notre sous-traitant fournisseur du logiciel, à savoir la société PROFILE GROUP en cas de nécessité. Vos Données personnelles sont stockées dans un data center en Allemagne géré par notre sous-traitant PROFILE GROUP.

8.Sécurité des Données

Nous maintenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les Données à caractère personnel de la destruction, de la perte, de l'altération, de la divulgation non autorisée ou de l'accès non autorisé, de manière accidentelle ou illicite.

9.Conservation des Données

Vos Données à caractère personnel sont conservées ou archivées seulement pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités de Traitement décrites dans la présente Notice et/ou, le cas échéant, pendant les durées de prescriptions légales ou réglementaires applicables, à savoir pendant une durée maximale de 6 mois à compter de la création du compte du Talentfinder ou de votre accord relatif à la prolongation de la conservation des Données personnelles inscrites.

10.Vos Droits

Conformément aux conditions prévues par la loi ou réglementation applicable, vous disposez vos droits d’accès, d’opposition, de suppression, de limitation, de portabilité et de réclamation

Vous pouvez demander l'accès à vos données à caractère personnel. Vous pouvez également demander la rectification de données à caractère personnel qui seraient inexactes ou ce que les données incomplètes soient complétées.

Droit opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel, pour des motifs légitimes, sauf lorsque le traitement est mis en œuvre conformément à des dispositions impératives de la loi applicable.

Droit de suppression

Votre droit à l’oubli vous autorise à demander la suppression des Données à
caractère personnel lorsque :

1. les Données ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
2. vous choisissez de retirer votre consentement (dans les cas où votre consentement a été collecté comme base juridique du traitement), ce retrait n’impactant pas la licéité du traitement avant sa mise en œuvre ;
3. vous vous opposez au traitement ;
4. vos Données ont été traitées de manière illicite ;
5. vos Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; ou
6. leur suppression est requise pour garantir la conformité à la législation en vigueur.

Droit à la limitation

Vous pouvez également demander la limitation au traitement de vos Données à caractère personnel si :

1. vous contestez l’exactitude de ces Données ;
2. Sodexo n’a plus besoin de ces données pour les besoins du traitement ; et
3. vous vous êtes opposé(e) au traitement des Données mais les motifs légitimes de SODEXO prévalent sur les vôtres.

Droit à la portabilité

Vous pouvez nous demander de vous fournir vos Données à caractère personnel dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou vous pouvez demander à ce qu’elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement à conditions que :

1. le traitement soit fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous ; et
2. qu’il soit réalisé par des moyens automatisés.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous avez une réclamation à notre encontre relative à la protection de vos Données à caractère personnel, vous pouvez remplir et envoyer le Formulaire de demande/réclamation ou formuler votre réclamation par courrier électronique ou postal conformément à notre Politique globale de gestion des réclamations/demandes. Si notre réponse ne vous donne pas satisfaction, vous pouvez exercer d’autres voie de recours en contactant l’Autorité de contrôle compétente la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) via le lien suivant : www.cnpd.lu 

Nous vous prions, cependant, de nous adresser au préalable votre demande ou votre réclamation par email ou par courrier en complétant et soumettant nous vous prions d’adresser au préalable votre demande ou votre réclamation par email ou par courrier auprès de votre Contact local à l’adresse: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com en complétant et soumettant le Formulaire (de notre Politique globale relative à la protection des données à caractère personnel publiée sur le lien suivant : Politique-globale-relative-protection-donnees-caractere-personnel.pdf afin que nous puissions traiter votre demande et trouver une solution amiable.

Pour exercer ces droits ou pour toutes questions et/ou mises à jour de vos Données à caractère personnel, vous pouvez contacter votre interlocuteur local et/ou adresser un email à l’adresse suivante : dataprivacy.oss.lu@sodexo.com.

11.Modifications de la Notice

Si nous décidons de modifier la présente Notice, nous publierons une version révisée de la Notice et/ou nous prendrons toute autre mesure nécessaire en conformité avec les lois et règlements applicables.

12.Global Data Protection Office

SODEXO a mis en place une équipe dédiée au niveau du groupe, le « Global Data Protection Office », que vous pouvez contacter en tant que besoin si vous avez des questions sur la protection de vos Données à caractère personnel à l’adresse suivante : dpo.group@sodexo.com

Localement, vous pouvez également vous rapprocher de votre Contact local à l’adresse suivante : dataprivacy.oss.lu@sodexo.com.

 Vous pouvez finalement consulter la Politique globale relative à la protection des Données à caractère personnel. Politique Globale relative à la protection des données à caractère personnel et notre politique relative aux cookies : Politique de Gestion des Cookies.pdf.